07.08.2008 | Служба новостей Росфирм
ИТ-служба МГТС: как управлять проектами
Сотрудники Дирекции информационных технологий МГТС реализуют порядка 50 ИТ-проектов в год. Это подтолкнуло компанию не только к реструктуризации ИТ-направления, но и к переходу на проектный подход. В службе ИТ МГТС была внедрена корпоративная система управления проектами: создан проектный офис, настроена информационная система управления проектами и разработана соответствующая методология. Решить эту задачу помогли консультанты PM Expert.
Став частью телекоммуникационного направления АФК "Система", Московская городская телефонная сеть (МГТС) пережила ряд преобразований. Оптимизация деятельности не могла не затронуть и ИТ-подразделения. В рамках ИТ-дирекции, выделился департамент корпоративных информационных систем, специализирующийся на внедрении и эксплуатации автоматизированных систем, и департамент инфраструктуры ИТ и корпоративных сервисов. ИТ-дирекция обеспечивает поддержку работы всей компании. Существенная часть деятельности ИТ-дирекции носит ярко выраженный проектный характер. В течение года сотрудниками реализуется порядка 50 проектов внедрения различного программного обеспечения и программно-аппаратных комплексов. Многие проекты являются очень масштабными. В числе последних инициатив можно назвать продолжающееся внедрение модулей SAP R/3, создание системы поддержки услуг оператора связи на платформе FORIS Fix, а также системы документооборота на платформе Oracle. Решением этих и подобных им задач занимается департамент корпоративных информационных систем.
МГТС (Московская городская телефонная сеть) - один из крупнейших в Европе операторов местной проводной связи. МГТС является частью телекоммуникационного бизнес-направления АФК "Система" и входит в группу компаний "КОМСТАР - Объединенные ТелеСистемы". Оператор обслуживает более 4,7 млн абонентов. На сети действует 490 телефонных станций. Таксофонная сеть компании насчитывает на сегодняшний день около 7 тыс. аппаратов. В настоящее время доля основных телефонных аппаратов МГТС на московском рынке фиксированной связи составляет 77,2%, доля на рынке частных пользователей - 97,8%.
Наличие большого количества проектов подтолкнуло руководство ИТ-дирекции к необходимости внедрения методов управления проектами в повседневную практику сотрудников. Свою роль в этом сыграл и проект внедрения SAP, реализуемый консультантами в соответствии со своей методологией, подразумевающей строгий контроль трудозатрат, контроль качества, наличие регулярной отчетности и т.п. По завершении основной части внедрения системы у руководства ИТ-дирекции возникло желание применять подобный порядок работы и в других проектах МГТС. Для решения этой задачи - разработки собственной методологии управления проектами, автоматизации основных процессов УП и создания проектного офиса - в августе 2007 года были приглашены консультанты PM Expert.
Оценив ситуацию в компании, они предложили внедрить корпоративную систему управления проектами (КСУП), которая бы регламентировала проектную деятельность с учетом специфики проектов ИТ-дирекции и, если понадобится, всей компании. В целом, в проекте было выделено три элемента - разработка методической части, внедрение информационной системы и создание проектного офиса.
Путь к проектному подходу
Проектная методология является уникальной для каждой конкретной компании. Она обусловлена особенностью деятельности и внутренних процессов, существующих в организации. Как рассказала Екатерина Синица, ведущий консультант PM Expert и руководитель проекта, в случае с МГТС оказалось довольно сложно провести четкую границу между проектной и операционной деятельностью в рамках ИТ-службы. Соответственно, трудно было однозначно сказать, какая деятельность должна вестись строго в рамках методологии, а какая нет. Создаваемые регламенты частично отрабатывались на крупном проекте внедрения системы поддержки услуг оператора связи, где на тот момент управление со стороны МГТС налажено не было.
Таксофонная сеть МГТС насчитывает на сегодняшний день около 7 тыс. аппаратов
Методика, разработанная непосредственно для ИТ-дирекции и учитывающая ее специфику, включила в себя ролевую модель управления проектами, описание типового жизненного цикла проектов, описание процессов управления, а также шаблоны проектной документации.
Чтобы обеспечить непрерывную поддержку проектных методов работы, в департаменте корпоративных информационных систем было создано специальное подразделение - отдел по управлению ИТ-проектами, выполняющий роль проектного офиса. В него вошли сотрудники, работавшие в проектах развития ИТ, в том числе и те, кто был задействован в центре компетенций по внедренному решению SAP. Деятельность отдела четко регламентирована: разработаны положения, должностные инструкции сотрудников.
Внедрение информационной системы управления проектами началось со сбора и анализа требований к ней. Затем были проведены настройка программного обеспечения (система была построена на базе Microsoft Project Server 2003), разработка пользовательской документации и тестирование системы.
Нормативно-методическая база по управлению проектами была разработана для ИТ-дирекции (с возможностью использования на более высоком уровне - для компании в целом). Такая верхнеуровневая методология, определяющая основные принципы проектного управления, роли, порядок взаимодействия, границы ответственности и полномочий, а также порядок оценки успешности проектов и мотивации их участников, позволит при необходимости перенести проектный подход на всю организацию. Вполне вероятно, что рано или поздно это произойдет, т.к. ИТ-дирекция - это сервисное подразделение, выполняющее "заказы" других структур МГТС.
PM Expert - российская компания, специализирующаяся на управлении проектами. Оказывает профессиональные услуги управления проектами, программами и портфелями по направлениям - консалтинг, аутсорсинг, обучение. Услуги PM Expert нацелены на достижение стратегических целей заказчика через эффективное управление проектами, ориентированы на все уровни менеджмента - стратегический, тактический, операционный - и применимы к различным типам проектов, в том числе организационным, технологическим, производственным.
Положительный опыт подразделений ИТ уже успели оценить в технической дирекции, объединяющей все технологические службы компании. Как отметил Леонид Ухлинов, технический директор МГТС, "результаты создания системы управления проектами в Дирекции информационных технологий позволяют с уверенностью говорить о необходимости внедрения проектного подхода во всех областях деятельности технической дирекции компании". По словам Азата Тазеева, руководителя департамента корпоративных информационных систем, внедренная система управления проектами изначально ориентирована на специфику проектов в сфере ИТ, но построена на основе общих принципов управления проектами, изложенных в стандарте ANSI PMI PMBOK GUIDE 2004, и это, безусловно, позволяет использовать полученный опыт при внедрении проектного управления в компании в целом.
Развертывание системы на другие подразделения входит в планы компании по дальнейшему развитию КСУП, равно как и усиление централизации в управлении проектами, регламентация процессов управления программами и портфелями проектов. Однако, с другой стороны, глобальное внедрение проектного подхода - это скорее идеальный, чем неизбежный вариант. В некоторых подразделениях МГТС его реализация не всегда оправданна из-за преобладания операционной деятельности над проектной.
Подвести черту
Внедрение системы управления проектами и создание проектного офиса происходило до декабря 2007 года. В феврале 2008 года было проведено обучение сотрудников МГТС работе с новой системой в соответствии с созданными методиками. Как отметили участники проекта, освоение нового подхода трудностей не вызвало. Основные вопросы касались масштабирования системы, распространения ее на всю компанию, а также процесса эксплуатации и поддержки. На сегодняшний день за обслуживание внедренной системы отвечают сотрудники отдела управления ИТ-проектами. Ведение реестра проектов является задачей администратора информационной системы УП. Он же формирует отчеты, собирает аналитические данные и оказывает поддержку в использовании системы руководителям проектов.
"Внедрение КСУП в ИТ-подразделениях позволило улучшить ситуацию с соблюдением сроков проектов и бюджетной дисциплины. Повысилась ответственность руководителей проектов, упорядочилось оформление отчетности по проектам, стало эффективнее взаимодействие с подрядчиками. Кроме того, поднялся профессиональный уровень сотрудников в области управления проектами. Они обеспечены необходимой методической документацией и инструментальными программными средствами", - прокомментировал результаты перехода к проектному подходу и использованию КСУП Азат Тазеев.
В целом же на сегодняшний день МГТС располагает разработанной и согласованной методологией управления проектами на уровне ИТ-дирекции, масштабируемой до размеров всей компании, проектным офисом, деятельность которого подчиняется созданным регламентам, и информационной системой управления проектами.