Организация хранения офисной документации

02.09.2015 | Служба новостей Росфирм

Организация хранения офисной документации

Интерьер офиса играет важную роль в жизни фирмы, поскольку определяет эффективность работы персонала. К обустройству офиса требуется серьёзный подход — мелочей здесь не бывает. Зонированию офисного пространства и эргономике рабочих мест посвящено множество статей и публикаций, поэтому мы не будем останавливаться на этих моментах и сразу пройдем дальше.

Любая коммерческая деятельность предполагает документооборот, у одних компаний он более интенсивный, у других — менее. Так или иначе, любая организация имеет дело с документами, которые необходимо хранить. Причем, одни документы достаточно просто подшивать, а другие нужно именно хранить — в надёжном месте, под замком и подальше от посторонних лиц.

Например, акты выполненных работ, оригиналы счетов на оплату, счета-фактуры и прочие первичные документы интересны только проверяющим органам, обычно их подшивают в папки. Для их хранения вполне подойдут архивные металлические шкафы или офисные стеллажи — всё на своих местах, и всегда под рукой. Устав организации, договора, а также печати, трудовые книжки и пр. необходимо хранить в надёжном месте под замком. Лучше всего для этих целей подойдут офисные сейфы.

Как правило, сейфы для офиса обладают начальным уровнем (класс H0, «ниже нулевого») взломостойкости — это обусловлено тем, что устанавливаются они в охраняемых помещениях. Если офис подключен к пульту круглосуточной охраны, нет необходимости переплачивать за высокий класс взломостойкости — достаточно будет профессиональной установки сейфа, которая заключается в креплении к стене или полу анкерными болтами.

Сейфы для офиса обладают хорошей вместимостью, на их полках можно свободно разместить папки под документы формата А4. Часто интерьер оборудован запираемым на ключ кассовым отделением, которое предназначено не столько для большей надёжности, сколько для скрытого хранения.

Самыми популярными марками офисных сейфов на российском рынке являются «VALBERG», «МЕТКОН». Весьма распространены также недорогие изделия, выпускаемые на заводе в Н.Новгороде - «STARDIS». Но поскольку сертификацию они не проходят, сейфами их можно считать с натяжкой - это, скорее, сейфовые шкафы. Встречаются и другие марки, но они менее распространены и популярны.

Покупать сейф под документы лучше в специализированных магазинах, поскольку выбор там больше, а уровень сервисного обслуживания - выше. Кроме доставки, здесь могут предложить услуги по установке и аварийному вскрытию сейфов. Если так случится, что Вы забудете код или потеряете ключ, восстановить работоспособность сейфа сможет только специалист. Покупая сейф в специализированном магазине, Вы вполне можете рассчитывать на квалифицированную помощь.

Предыдущая | Следующая