Как организовать работу флит-менеджера

29.01.2022 | Служба новостей Росфирм

Как только у компании появляется более 60 автомобильных единиц — время нанимать флит-менеджера. Основываясь на личном опыте, можем сказать, что он способен сэкономить до 70% средств на содержание автопарка.

Как ему это удается, и какие IT-решения могут автоматизировать его работу? Расскажем в этой статье.

Кто такой флит-менеджер

Для начала разберемся, кто такой флит-менеджер, и как его работа влияет на функционирование автопарка.

Если у вас есть собственный транспортный отдел, то флит-менеджер — это человек, которого вы должны нанять в первую очередь. Грамотный специалист берет на себя полную ответственность за работу автопарка, способен улучшить его работу, оптимизировать расходы и избавить от проблем, связанных с законодательными нормами. Вот основные обязанности такого сотрудника.

• Разработка транспортной политики автопарка.

• Закупка автомобилей и организация сервисного и технического обслуживания.

• Поиск, найм, обучение и контроль за работой сотрудников и подрядчиков.

• Составление топливных отчетов и ведение путевых листов.

• Оптимизация процессов, связанных с жизненным циклом автомобилей в компании.

• Анализ и оптимизация расходов.

• Ведение отчётности о грузоперевозках.

• Оперативное реагирование на проблемы, связанные с работой автопарка.

• Ведение документооборота, подписание контрактов, выставление счетов.

Чем быстрее расширяется транспортный отдел, тем больше обязанностей появляется у флит-менеджеров. А вместе с этим растёт и ответственность, ведь некоторые ошибки могут полностью остановить работу автопарка. Расскажем, какие технологии и решения могут облегчить работу этого специалиста

Как автоматизировать работу флит-менеджера

Опыт показывает, что компании, которые проводят цифровизацию бизнес-процессов, в том числе связанных с управлением автопарком, могут сэкономить до 30% средств ежемесячно, а также окупить все затраты на внедрение IT-систем уже в первый квартал.

Существуют IT-решения, которые способны расширить функционал транспортного отдела и сэкономить средства благодаря инструментам для мониторинга, анализа и оптимизации расходов. Одно из них — многофункциональный сервис «Паркоматика», в котором собраны десятки инструментов для облегчения работы флит-менеджера.

Контроль за работой водителей

В большом автопарке флит-менеджер дает задания водителям и контролирует качество их исполнения, ежедневно сталкиваясь с разного рода сложностями и проблемами.

С помощью «Паркоматики» получится гибко управлять штатом автопарка, а также упростить взаимодействие с подрядчиками. В системе можно видеть точный перечень расходов по автомобилям, давать задания водителям и передавать информацию о местах отправки и назначения. А после есть возможность отслеживать поездки в режиме реального времени — не сошёл ли водитель с маршрута, сколько времени заняла перевозка и т.д.

Еще в приложении доступна функция «Заметки». Здесь хранятся все инструкции, памятки и важные детали для работы автопарка, которые всегда будут под рукой.

Проверка автомобилей перед рейсом

Флит-менеджер обязан проверять автомобили и водителей перед поездкой. При ручном заполнении листы часто теряются, не учитываются в отчётах и т.д. А специальное ПО позволяет хранить все данные по состоянию автомобилей в одном месте.

Каждый флит-менеджер может сформировать чек-лист, который водитель будет обязан заполнить перед каждым рейсом. Можно также загрузить фотографии поломки в случае её обнаружения. Потом флит-менеджер сможет в пару кликов увидеть полную историю проверок любого автомобиля.

Техобслуживание

Все автомобили компании должны строго соответствовать техническим нормам. Следить за этим тоже должен флит-менеджер.

С помощью приложения «Паркоматика» можно частично автоматизировать этот процесс. Здесь есть напоминания о продлении ОСАГО, уведомления о сроках проведения техобслуживания и получения диагностической карты, история пробега с возможностью интеграции с бортовым оборудованием и т.д.

Оплата парковки.

Штрафы за неправильную парковку или просрочка оплаты — больная тема для многих владельцев автопарков. Задача флит-менеджера — найти максимально выгодную парковку, избежать штрафов и тщательно следить, чтобы все оплаты совершались в срок.

В «Паркоматике» можно получить подсказки по парковочным зонам, чтобы водители не тратили время на поиск места. Также доступна корпоративная оплата парковки. Водителю больше не нужно искать паркомат или покупать парковочные карты.

Если водитель всё же получил штраф, то эта информация сразу отобразится в приложении, чтобы его можно было оплатить со скидкой и избежать начисления пени.

Оплата поездок по платным дорогам

Сейчас многие платные магистрали не оборудованы шлагбаумом, и их становится все больше. Из-за этого водители часто не замечают, что попали на такой участок пути.

На помощь снова приходит платформа для флит-менеджеров. В ней можно отслеживать проезд автомобилей по ЦКАД с фиксацией задолженности.

Сервис позволяет легко оплатить поездку по платным дорогам с единого корпоративного счета. Водителю не придется останавливаться: оплата произойдет автоматически с помощью портативного устройства. А все детали о поездке и расходах передаются в онлайн-кабинет менеджера.

Ведение документооборота

Как правило, в небольшом автопарке флит-менеджер ведет отчетность вручную. Но когда машин становится больше, возникают сложности. В этом случае тоже может помочь приложение «Паркоматика», которое способно избавить компанию от авансовых отчётов навсегда.

Здесь собираются все выписки и аналитика. Флит-менеджеру больше не нужно будет собирать чеки, ждать сводных данных из бухгалтерии и контролировать расходы автопарка.

А еще все платежи — штрафы, страховки, парковки, платные дороги и другие — можно погашать постоплатой по единому счету с отсрочкой до 45 дней и получать подробные акты сверки.

Если у компании есть автопарк, то должен быть и флит-менеджер. Он способен наладить работу водителей, уберечь компанию от пустой траты средств и штрафов, избежать проблем с сотрудниками ГИБДД, следить за документацией и т.д. Это лишь малый список преимуществ наличия такого сотрудника. С появлением IT-решений для автоматизации работы транспортного отдела работу флит-менеджера можно сделать проще и эффективнее. И, как следствие, — увеличить прибыль автопарка.

Бесплатно зарегистрироваться и попробовать работу в сервисе можно по ссылке
https://parkomatica.ru/

Предыдущая | Следующая